就活メールの活用法やマナー!返信が遅れたときの対処の方法!

メール

ES(エントリーシート)が通過し、面接に進める段階になると面接日程を調整することになります。その際には企業の採用担当者と直接メールでやり取りすることになり、志望企業との初めてコンタクトはとても緊張するものです。

メールのやり取りは採用担当者の就活生に対する印象を左右しかねません。友達とのメールは書けるけど、就活のメールはどのように書けば良いかわからない方も多いでしょう。

好印象を与えられるように、ビジネスメールの5つの基本ときちんと返信の仕方や返信が遅れた時などのマナーを確認して、就活を成功させましょう。

就活メール、返信が遅れた時の対処法やマナーや活用法!

まずは相手に失礼にならないように、5つのメールの基本を確認しましょう。

① メールの件名は簡潔に!

ビジネスパーソンは1日に数十通〜百通ものたくさんのメールを受信しています。その中でどのメールを優先的に開いて、返信するかは「件名」と「差出人」を見て、決めています。せっかくメールを送るのですから、見てもらえるように「件名」をしっかり書きましょう。件名無しはありえないです…。

例:「面接日程調整の件 ◯◯大学 △△太郎」、「OB訪問のお礼 ◯◯大学 △△花子」

② メールの本文の最初には誰に宛てたメールかを書く!

本文の冒頭は誰宛かをまずしっかり書きましょう。会社名・部署・役職は正式名称で書くことが絶対です。

例:「株式会社◯◯ 人事部 新卒採用担当 △△太郎様」、もし、担当者が不明の際は「株式会社◯◯ 人事部 御中」や株式会社◯◯ 人事部 担当者様」と書きましょう。

③ 必ず自己紹介をする!

宛名を書いた後には自己紹介をしましょう。同姓同名もいるかもしれないので、氏名だけではなく、大学名もしっかり明記することが必須です。OB訪問のお礼メールなどだったら「OB訪問でお世話になった◯◯大学の△△太郎です」と書くと良いでしょう。

④ 改行はこまめにすることで、見やすさを意識!

メールを受信した人が読みやすいように適度な頻度で改行すると良いでしょう。いくつもの文が続くと読みづらく良い印象を持ってもらえなくなってしまうので、内容は簡潔にこまめに改行しましょう。

⑤ メールの最後には署名を必ず付ける!

メールの本文の最後には署名を付けましょう。そして、署名には大学名と名前だけではなく、携帯のメールアドレスや電話番号などの連絡の取りやすい連絡先をきちんと書いておくのが企業の採用担当者としては嬉しいはずです。

例:
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◯◯大学●●学部△△学科 4年
×× 太郎
携帯:090-0000-0000
e-mail:taro_marumaru @×××.com
e-mail(携帯): taro_marumaru @□□□.ne.jp
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就活メールの返信が遅れた時の対処法!

まず問題は、どれだけ返信が遅れたら、“遅れた”ことになるのかということですが、24時間以内に返信できなかったら、“遅れた”となります。就活生は社会人ではないので、大目に見られるとは思いますが、企業側にこの就活生は優秀な社会人になると思わせるかが“鍵”である就活という場ではなるべく早く返信するのが鉄則でしょう。

もし遅れた場合には、「返信が遅くなり、大変申し訳ございません。」の一言を自己紹介の後に、書きましょう。それだけで、ビジネスマナーがきちんとしていると思ってもらえます。

そして、返信は遅れないことが原則ですが、特に急ぐべき就活メールは以下の通りです。

① 日程調整メール

面接や説明会の日程を予約や調整する場合には必ず早めに連絡しましょう。採用担当者はあなただけではなく、他の就活生ともやり取りしています。早い方が印象は良いのはもちろん、あなたが希望する日程・時間になりやすいので、この類のメールは早く返信しましょう。

② キャンセルメール

キャンセルするという行為はなるべくやってはならない行為です。しかし、やむを得ない場合もあるでしょう。もし、その場合は速やかに担当者に連絡しましょう。他の応募者はあなたの代わりに参加したいかもしれませんし、企業側も少しでも学生と接触したいはずです。

③ 辞退メール

選考辞退などのキャンセルメールと同じく、他の就活生にチャンスを譲ったり、企業側に失礼のないように早く送りましょう。迷っている場合は素直に迷っている旨をメールで伝えるといいでしょう。

④ お礼メール

お礼は早ければ早いほど印象が良いでしょう。せっかく送るのだったら良い印象を持ってもらえる方が良いですよね。

まとめ

  • 自分がもらったら失礼なメールだと思わないか、相手の立場になって文面を考えよう。
  • 24時間以内に返信すること。
  • もし遅れた場合は返信が遅くなって申し訳ないという一言を付け加えましょう。

就活生にとってビジネスメールは色々な決まりがあり、なかなか慣れないものです。しかし、メールの送受信は社会人にとって大事な仕事です。就活を通じて、良い社会人になるための準備だと思って、面倒くさくても確実に素早く返信しましょう。